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纸质档案与电子档案同步移交 助力企业精益管理,稳步发展

档案是企业重要的知识资产和信息资源,是企业在研发、生产、经营和管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式文件的集合,是企业各种职能活动的历史记录。企业档案工作的基本内容包括收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计工作,而以利用为目的,强化档案价值效能,是档案工作的基本出发点和落脚点,也是企业基础性管理工作中不可或缺的重要环节。

作为工程公司,不仅要求其工程质量是安全可靠的,而且还要求与之相关的工程档案也是完整真实的。建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,它记载了工程项目从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工到竣工验收等环节的情况,是工程建设过程和建设成果的真实反映。

近年来,我司在档案管理工作方面,一直在不断提升。而项目作为公司的一线,其档案管理工作一直是公司档案管理工作中的重点与难点,为此,公司领导多次在会议上明确要求,要把档案管理工作作为公司发展过程中不可忽视的重要组成部分,档案管理必须与公司发展同步提高。

硬件是基础

随着公司的发展,业务的增多,档案资料也会不断叠加,档案室的设立是非常有必要的。目前,我司已建立了标准化档案室,该档案室能够满足公司档案保存需求,大大提升了档案存放的安全性和规范性,让公司资源得到了充分利用。

细节是关键

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档案之目录设置

在整理过程中,对每一份资料进行认真分析,对到期档案进行清查、鉴定。在接受监督的情况下,处理档案,定期销毁失效或不具备价值的档案。

对档案中资料不齐全、记录不规范的,及时与项目经理对接补充完善。把所有应归档文件科学合理地分类、排列、编号,确保档案分类准确、编排有序、目录清楚规范化。







2

档案之工作赋能

加强监督管理,确保项目档案管理制度落到实处。我司配备了专职档案管理员负责集中统一管理项目档案,档案管理员制作了档案室资料借阅登记本、签收本,签收本按部门划分,同时,制作标准模版供大家参考,让大家明白了什么是标准,怎样做才是标准。每一次借阅或签收要求大家相互签字,确保借阅的档案资料有据可查。

施工图纸是项目实施的依据,对质量、进度、成本目标的实现至关重要,在项目实施过程中所有形成的与施工图有关的资料在项目完成后纳入竣工资料。后期的保管也很重要,档案室配备专门的收纳柜来保存图纸。

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档案之物资配置

档案物资清单:资料柜、碎纸机、实体档案卷盒、照片档案册、文件袋、A4装订封面、透明装订封面、各种型号装订条等。为各部门档案存档工作做好基本保障。





推行档案信息化建设

随着电子信息化时代的脚步加快,档案管理同时要也要求纸质文件与电子文件同步归档,每一份档案也同时建立了电子台账,电子信息化的整理归档也大大降低了人工审核档案的强度,为档案整理工作提供了极大的便利。


各类台账整理更新

我司针对每一次的原始档案移交,会由经办人将需要移交的纸质档案资料进行扫描备份,将纸质档案与相关电子档案同步移交,这样有利于经办人在后续工作使用时不用频繁的借调原档案,对原始档案的保护,同时有利于档案的及时备份。

另外,我司自有的可视化运维管理平台,针对工程档案、合同、照片影像等记录,根据各部门的工作流程,在各项审批环节中,会将附件资料进行自动归类保存。在平台上有设置查阅、下载的相关权限,一方面确保档案的安全性,另一方面便于公司内外部有关人员查阅、下载。

一些电子档案管理的具体要求

制度是保障

为了更好的完成档案管理工作,公司建立了档案管理制度,明确档案管理人员的职能,提升部门员工对档案理解,养成有档就归的好习惯。梳理行之有效的管理流程,建立查询、借阅等制度,让档案成果惠及员工。 



END

在新的发展趋势下,我司将继续夯实档案基础工作,推进档案管理工作的标准化,规范化。同时做好档案的“五防”和“三无”工作,即防火、防盗、防潮、防蛀、防鼠;无丢失、无损坏、无虫蛀霉变。确保档案实体安全完整与档案信息安全。


文稿/强妮

通讯员/陈江艳

排版/强妮

审核/铁洁


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